Lesezeit: 4 min Suchbegriffe: Effiziente HR Prozesse, Prozessoptimierung, Personalprozesse verbessern, HR Portfolio
Vom Labor ins Rampenlicht
HR Prozesse sind ein Dauerbrenner. Es gibt kaum eine Personalorganisation, die nicht ein oder mehrere Projekte zur Prozessoptimierung hinter sich hat. Und das nächste steht oft unmittelbar vor der Tür.
Zur Beruhigung: Mit diesem Thema sind sie nicht allein. Besonders in Deutschland gibt es kaum einen HR Verantwortlichen der diese Herausforderung nicht auf der Agenda, in der HR Strategie oder in seiner Zielvereinbarung hat.
HR Prozessoptimierung muss neu gedacht werden. Die alten Methoden passen nicht mehr.
Prozessoptimierung ist kein Cost-Cutting
Natürlich ist die Verbesserung der HR Prozesse enorm wichtig und entscheidend für den Erfolg von HR. Und das nicht nur aus Sicht der internen Effizienz, sondern vor allem auch wegen der HR Kunden. Welcher HR Kunde hat Lust und Verständnis dafür, auf ein Zeugnis 3 Monate warten zu müssen!? Genau. Niemand! Und eine solch lange Prozessdauer führt unweigerlich zu einer schlechten Wahrnehmung und Akzeptanz von HR.
Die aktuelle Situation in vielen Personalbereichen lässt sich am einfachsten mit folgender Geschichte veranschaulichen.
“An Rand eines Seeufers sitzt ein Mann und versucht, mit seinen Händen Fische zu fangen.
Ein Wanderer kommt vorbei, klopft dem Fischer auf den Rücken und sagt: “Hey, guter Mann, komm, ich zeige dir, wie man zum fischen eine Angel benutzt. Damit kannst du viel schneller und auch mehr Fische fangen, als nur mit der Hand.” Der Fischer ist aber so auf den See konzentriert, dass er kaum richtig zuhört.
Ohne aufzublicken antwortet er dem Wanderer: “Ich habe keine Zeit! Ich muß Fische fangen.”
Neues schneller in die Welt bringen
Die entscheidende Frage ist daher nicht, ob, sondern wie Sie Ihre Prozessoptimierung zu einem nachhaltigen Erfolg machen, bei dem die HR Mitarbeiter und Ihre internen Kunden vor Begeisterung jubeln.
Wir zeigen Ihnen warum es vor der eigentlichen Optimierung der HR Prozesse wichtig ist, sich zuerst einen Überblick über das gesamte HR Portfolio und die darin enthaltenen ca. 250 HR Produkte zu verschaffen. Erst der Überblick und eine gezielte Priorisierung der wirklich wichtigen HR Produkte und Prozesse (Pareto-Prinzip) ermöglicht eine sinnvolle und effiziente Verbesserung der HR Prozesslandschaft.
Auf Basis unserer langjährigen Erfahrung und Expertise aus über 60 HR Projekten, gilt es einige klassische Stolperfallen zu vermeiden und den Fokus auf die zielführenden Schritte in der richtigen Reihenfolge zu legen. Das vermeidet die Frustration in Ihrem Team und macht das nächste HR Projekt zu einem spürbaren Erfolg.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre HR Prozesse mit einem strukturierten Vorgehen, leichtgängigen Instrumenten und innovativen Methoden vom Labor ins Rampenlicht führen.
1. Warum die Optimierung oft scheitert?
- HR Prozesse werden ohne Realitätsabgleich auf der grünen Wiese entwickelt
- Es herrscht der Irrglaube, HR Prozesse optimieren kann jeder
- Externe Beratungen machen die HR Prozesse bei einer Restrukturierung „mal mit“, ohne die fachliche HR Expertise und Erfahrung zu besitzen
- Es wird versucht die bis zu 280 Prozesse in einer klassischen HR Organisation alle auf einmal anzugehen
- Die Mitarbeiter in HR werden nicht beteiligt oder lediglich über die vermeintlich neuen HR Prozesse in Kenntnis gesetzt
- Die mühselig dokumentierten Soll HR Prozesse haben mit der Realität nichts zu tun und werden nicht gelebt
- Es wird über Monate bis Jahre mit der Ist-Analyse verbracht und wenn man zu den Soll Prozessen kommt, wurde man von der sich geänderten Realität längst rechts überholt
- Beim Prozessdesign werden die IT Systeme und organisatorische Änderungen nicht ausreichend berücksichtigt
2. Vorraussetzungen für eine erfolgreiche Prozessoptimierung?
- Transparenz über alle HR Produkte und Prozesse (Struktur)
- Die strategisch wichtigen Differenzierungsprozesse und die Kapazitätstreiber unter den Prozessen werden zuerst optimiert
- Das “Warum?” ist allen Mitarbeitern in HR transparent und nachvollziehbar
- Die verantwortlichen HR Mitarbeiter werden von Tag 1 in das Design eingebunden
- Es werden Best Practice als Impuls genutzt und auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst
- Die Dokumentation der HR Prozesse ist leichtgängig, schnell zu erfassen und es macht Freude sich damit zu beschäftigen
- Gesunder Pragmatismus geht vor „Wünsch dir was“
- Erste Veränderungen in den HR Prozessen werden am Tag nach der Optimierung spürbar
- Die HR Mitarbeiter leben und lieben die neuen Prozesse
3. Wie gelingt die Optimierung?
- Tätigkeiten in HR unterscheiden, um damit Transparenz über das aktuelle HR Portfolio zu bekommen (Struktur)
- Aktuellen HR Produkte erfassen und die Komplexität beherrschbar machen
- Wichtige Kennzahlen zu den vorhanden HR Produkten erfassen
- Kapazitätstreiber und strategische Mehrwertprodukte / Differenzierungsprodukte identifizieren
- HR Customer Journeys für den Kundenblickwinkel durchführen
- HR Prozess Prototyping gemeinsam mit den HR Verantwortlichen durchführen (Co-Creation Workshops) und dabei die 12 typischen Optimierungshebel beachten
- HR Prozesse in leichtgängigen One-Pagern dokumentieren
- Dokumente, Checklisten, Formulare und Workflows updaten
- HR Productowner festlegen
- Erste Erfolge feiern und die HR Prozesse kontinuierlich weiter optimieren
4. Warum sind wir die Richtigen für Ihr Projekt?
- Erfahrung und Best Practice aus über 40 HR Transformationen
- Wir bringen Struktur in die Optimierung
- HR Produktkatalog mit ca. 280 HR Produkte als Projekt-Beschleuniger
- HR Prozess Prototyping als innovativer Ansatz für die Co-Creation mit den HR Mitarbeitern
- Leichtgängige Dokumentation der HR Prozesse in übersichtlichen One-Pagern
- Vorlagen und Checklisten (u.a. Template HR Customer Journey)
- Benchmarks zu relevanten HR Kennzahlen
- Expertise zu den HR Prozessen auf Grasnarbenniveau
Der beste Zeitpunkt für die Optimierung der Prozesse war vor 10 Jahren.
Der Zweitbeste ist jetzt!
Wir sehen mit beiden Augen auf die HR Prozesse: Kundenorientierung und Effizienz sind für uns gleichermaßen wichtig. HR Prozessoptimierung ist eine unser Kernkompetenzen und elementarer Bestandteil jeder HR Transformation.
Prozessoptimierung in 4 Stunden: Mit HR Prozess-Prototyping das Ideenfeuerwerk zünden.
Wir bringen Struktur in Ihr Projekt, haben die notwendigen Instrumente und Vorlagen mit an Bord und priorisieren gemeinsam die wichtigsten HR Prozesse.
Profitieren Sie von unser Erfahrung aus über 60 HR Projekten im DAX, bei mittelständischen Unternehmen und im öffentlichen Bereich.
„Der frische Wind und die Begeisterung waren vor allem in unseren gemeinsamen Workshops spürbar.
Immer auf Augenhöhe, mit einem gesunden Pragmatismus und menschlich auf einer Wellenlänge.”
Dr. Elisabeth Kesseböhmer
Personalleiterin
Hamburger Sparkasse
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Reden wir doch mal darüber
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Gerne besprechen wir Ihr Thema in einem ersten Telefonat.
Noch nicht überzeugt?
Erfahren Sie hier mehr, warum wir die Richtigen für Ihr Projekt sind: Warum wir?
Wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihrer HR-Prozesse. Mit unserem umfassenden Wissen und unserer Erfahrung sorgen wir dafür, dass Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie am besten können.
Wir bei We love HR sorgen dafür, dass Ihre HR Prozesse so effizient- und ressourcenoptimiert wie möglich sind. Durch unsere fortschrittliche Methoden und unser erfahrenes Team sparen Sie Zeit und Kosten.
Bei uns steht Ihr Erfolg an erster Stelle. Wir verstehen uns als Partner auf Augenhöhe, der Ihnen hilft, Ihr Unternehmen und den HR Bereich weiterzuentwickeln und es so optimal auf die Zukunft vorzubereiten.
